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Analyse von Zahlen am Schreibtisch mit Laptop und Notizen

Vertriebsberatung · Prozesse

Vertriebsprozess-Optimierung: Abläufe analysieren, Standards setzen, Verbindlichkeit erhöhen

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170+
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Leistungsbereiche
7
Leistungsbereiche
Gründer, ein Team
3
Gründer, ein Team
  • Mindset
  • Methodik
  • Abschluss
  • Führung
  • Wachstum
  • Haltung
  • Transfer

Ausgangssituation

Woran Sie es merken

Viele Vertriebsprozesse sind nicht geplant, sondern gewachsen: Jede neue Person, jedes neue Produkt und jedes neue Tool hat eine Ausnahme hinzugefügt.

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Nach außen läuft das Geschäft, intern kostet der Prozess Zeit, Abstimmung und Abschlüsse. Typische Situationen, in denen Geschäftsführungen und Vertriebsleitungen eine Vertriebsprozess-Optimierung anstoßen:

  1. 01

    Angebote bleiben tagelang liegen, weil Vertrieb, Kalkulation und Technik aufeinander warten.

  2. 02

    Jede Vertriebsperson qualifiziert Anfragen nach eigenem Gefühl – entsprechend stark schwanken die Abschlussquoten im Team.

  3. 03

    Das CRM wird gepflegt, weil es Pflicht ist, nicht weil es bei der Steuerung hilft.

  4. 04

    Nach dem Auftrag reißt der Kontakt zum Kunden ab, und der Folgeauftrag hängt vom Zufall ab.

  5. 05

    Neue Mitarbeitende brauchen Monate, bis sie wissen, wie Vertrieb „bei uns“ funktioniert.

  6. Kommt Ihnen bekannt vor? Lassen Sie uns sprechen.

Für wen

  • Geschäftsführungen, die den Vertrieb unabhängiger von einzelnen Personen machen wollen
  • Vertriebsleitungen, die einheitliche Standards im Team einführen wollen
  • Unternehmen, in denen Außendienst, Innendienst und Technik an den Schnittstellen Zeit verlieren
  • Vertriebsorganisationen nach Wachstum, Fusion oder Umstrukturierung
  • Teams, die ein CRM einführen oder neu aufsetzen und vorher den Prozess klären wollen

Trainingsinhalte

Inhalte: Vertriebsprozesse analysieren & optimieren

  1. Ist-Analyse des Vertriebsprozesses

    Eine fundierte Ist-Analyse verbindet drei Blickwinkel: Gespräche mit allen Beteiligten, Daten aus CRM und Angebotswesen sowie auf Wunsch die Begleitung einzelner Vertriebsmitarbeitender im Alltag. Sichtbar werden Durchlaufzeiten, Angebotsquoten, Wartezeiten und die Stellen, an denen Chancen verloren gehen. Ergänzend können Rückmeldungen von Kunden einfließen, etwa zu verlorenen Angeboten. Ergebnis ist eine Prozesslandkarte, in der sich Ihr Vertrieb wiedererkennt.

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  2. Customer Journey aus Kundensicht

    Ihre Kunden erleben den Vertriebsprozess nicht als Organigramm, sondern als Abfolge von Kontakten. Die Customer Journey zeigt, wie lange ein Kunde auf ein Angebot wartet, mit wie vielen Ansprechpersonen er zu tun hat und wo sich Aussagen widersprechen. Diese Sicht von außen deckt Schwachstellen auf, die intern oft niemandem auffallen. Besonders aufschlussreich sind Angebotsphase und Auftragsabwicklung, weil Kunden dort Tempo und Verlässlichkeit unmittelbar erleben.

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  3. Engpässe und Schnittstellen

    Viele Reibungsverluste entstehen an Übergaben: von Marketing an Vertrieb, von Außendienst an Innendienst, von Vertrieb an Technik, Projekt oder Service. Für jede Schnittstelle wird festgelegt, wer entscheidet, wer zuliefert, welche Informationen übergeben werden und in welcher Zeit. Wo nötig, entstehen einfache Übergabe-Checklisten, die festhalten, was der nächste Bereich braucht. Das reduziert Rückfragen, Doppelarbeit und Wartezeiten.

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  4. Zielprozess und Vertriebsstandards

    Der Zielprozess beschreibt Phasen mit klaren Ein- und Ausstiegskriterien – etwa: kein Angebot ohne geklärten Bedarf und bekannte Entscheidungsebene. Für jede Phase ist festgelegt, wer verantwortlich ist und welches Ergebnis am Ende vorliegt. Was Ihre erfolgreichsten Vertriebsmitarbeitenden bereits tun, wird als Best Practice zum Standard für alle. Die Standards bleiben dabei schlank genug, um im Alltag gelebt zu werden.

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  5. Verbindlichkeit im Verkaufsprozess

    Ein Prozess wirkt nur, wenn Vereinbarungen eingehalten werden – intern wie mit dem Kunden. Gerade beim Nachfassen geht im Alltag viel verloren, wenn niemand einen festen Termin dafür im Kalender hat. Deshalb gehören ein vereinbarter nächster Schritt nach jedem Termin, feste Regeln für das Nachfassen von Angeboten und eine klare Abschlussorientierung im Gespräch zum Standard. Verbindlichkeit wird so zur Gewohnheit statt zur Ausnahme.

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  6. Einführung im Team

    Neue Abläufe scheitern selten am Konzept, sondern an der Umsetzung. Mindshifter führt den Zielprozess mit Workshops, Leitfäden und Training on the Job ein und bezieht die Führungskräfte als Multiplikatoren ein. Ziel ist, dass Ihr Team den neuen Prozess als Hilfe erlebt – nicht als zusätzliche Bürokratie. Mindset statt Methode: Ein Prozess ändert sich erst, wenn sich die Haltung dazu ändert.

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  7. Kennzahlen und Prozesssteuerung

    Wenige, aussagekräftige Kennzahlen machen den Prozess steuerbar: Durchlaufzeit von der Anfrage zum Angebot, Angebotserfolgsquote, Anteil qualifizierter Chancen, Reaktionszeit auf Anfragen. In regelmäßigen Reviews sieht die Vertriebsleitung, ob die Standards greifen, und steuert nach, bevor sich alte Muster wieder einschleichen.

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Ablauf

So läuft die Zusammenarbeit ab

Vom Erstgespräch bis zur Wirkung im Alltag. Mehr zu unserem Ansatz
  1. 1

    Analyse

    Ehrliches Ist-Bild aus Gesprächen und Daten.

  2. 2

    Konzept

    Zielprozess, Rollen und Kennzahlen festlegen.

  3. 3

    Umsetzung

    Workshops, Trainings und Leitfäden im Team.

  4. 4

    Messung

    Kennzahlen auswerten, nachschärfen, verankern.

Ergebnisse

Was danach anders ist

Nach der Beratung können Ihre Mitarbeitenden …

  • 01

    … den Vertriebsprozess von der Anfrage bis zum Folgeauftrag in klaren Phasen beschreiben und danach arbeiten

  • 02

    … Anfragen nach einheitlichen Kriterien qualifizieren, bevor Zeit in ein Angebot fließt

  • 03

    … Übergaben an Innendienst, Technik und Service mit allen nötigen Informationen gestalten

  • 04

    … nach jedem Kundenkontakt einen verbindlichen nächsten Schritt vereinbaren und dokumentieren

  • 05

    … Angebote systematisch nachfassen, statt auf eine Rückmeldung zu warten

  • 06

    … die vereinbarten Kennzahlen lesen und daraus eigene Prioritäten ableiten

  • 07

    … neue Kolleginnen und Kollegen anhand des dokumentierten Prozesses einarbeiten

Formate

Formate und Dauer

  • Workshop

    Dauer
    1–2 Tage je Workshop
    Gruppe
    4–10 Personen aus Vertrieb, Innendienst und angrenzenden Abteilungen
    Ort
    Bei Ihnen im Haus

  • Training on the Job

    Dauer
    1–2 Tage pro Person
    Gruppe
    Einzeln
    Ort
    Bei Terminen und Telefonaten Ihres Vertriebs

  • Inhouse-Präsenz

    Dauer
    1 Tag je Team
    Gruppe
    6–12 Teilnehmende
    Ort
    Bei Ihnen im Haus

  • Online live

    Dauer
    Termine à 60–120 Minuten
    Gruppe
    Projektteam, 3–8 Personen
    Ort
    Per Videokonferenz

Dauer, Gruppengröße und Ablauf stimmen wir im Erstgespräch auf Ihr Vorhaben ab.

Ihre Trainer

Wer Sie begleitet

FAQ

Häufige Fragen: Vertriebsprozesse analysieren & optimieren

Wie läuft eine Vertriebsprozess-Optimierung ab?

Eine Vertriebsprozess-Optimierung läuft in vier Schritten ab: Ist-Analyse, Zielprozess, Einführung im Team und Messung. Zuerst wird der heutige Ablauf mit Gesprächen, Daten und auf Wunsch Begleitung im Alltag erfasst. Danach entwickeln Sie mit Mindshifter den Zielprozess, führen ihn mit Workshops und Training on the Job ein und überprüfen die Wirkung anhand vereinbarter Kennzahlen.

Wie lange dauert eine Vertriebsprozess-Optimierung?

Eine Vertriebsprozess-Optimierung dauert je nach Größe der Vertriebsorganisation in der Regel einige Monate. Die Ist-Analyse nimmt meist 2–4 Wochen in Anspruch, der Zielprozess entsteht in ein bis zwei Workshops. Die Einführung im Team braucht die meiste Zeit, weil neue Abläufe erst durch Wiederholung zur Routine werden.

Was kostet die Optimierung von Vertriebsprozessen?

Die Kosten für die Optimierung von Vertriebsprozessen hängen vom Umfang der Analyse, der Zahl der beteiligten Teams und Standorte, der Anzahl der Workshops und der Dauer der Umsetzungsbegleitung ab. Für Termine vor Ort fallen gegebenenfalls Reisekosten an. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot, abgestimmt auf Ihre Ausgangslage.

Müssen wir für einen neuen Vertriebsprozess ein neues CRM einführen?

Nein, ein neuer Vertriebsprozess setzt kein neues CRM voraus. Mindshifter klärt zuerst den Ablauf und leitet daraus ab, welche Phasen, Pflichtfelder und Auswertungen Ihr bestehendes System abbilden muss. Erst wenn das vorhandene Werkzeug den Prozess nicht tragen kann, stellt sich die Frage nach einem neuen.

Wie kommt der neue Vertriebsprozess in den Alltag?

Ein neuer Vertriebsprozess kommt über drei Wege in den Alltag: Beteiligung, Training und Führung. Mitarbeitende gestalten den Zielprozess in Workshops mit, üben die neuen Standards im Training und im Training on the Job und besprechen sie mit ihren Führungskräften in regelmäßigen Reviews. Ein Pilotteam kann den Prozess zuerst testen, bevor er für alle gilt. Wer an der Entstehung beteiligt war, trägt die Veränderung leichter mit.

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  1. 01Lead-, Opportunity- & Funnel-Management
  2. 02Strategieentwicklung & -begleitung

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Lassen Sie uns über Ihr Vorhaben sprechen.

Sie schildern uns, was sich in Ihrem Vertrieb oder Ihrer Führung verändern soll. Wir zeigen Ihnen, wie ein Training, Coaching oder eine Begleitung dafür aussehen kann.

  • Erstgespräch zu Ziel, Ausgangslage und Rahmen
  • Konzept, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist
  • Präsenz bei Ihnen vor Ort, online oder hybrid – bundesweit
Schritt 1 von 2Thema
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